Executive Assistant (m/w/d) - Vollzeit

Wir suchen eine Assistenz (m/w/d) für unser Business Administration Team. Du bist strukturiert, gewissenhaft, findest für jedes Problem eine Lösung und bist auf der Suche nach einer beruflichen Herausforderung? Dann ist diese Stelle für Dich genau richtig!

Deine Aufgabenbereiche:

• Vorbereitung von Sitzungen durch Erstellung von Tagesordnungen und Talking Points.
• Vorbereitung von Präsentationen.
• Verfassen der Korrespondenz und Kontaktaufnahme mit anderen Führungskräften, Mitarbeitenden und Kunden/Kundinnen.
• Verwaltung des Terminkalenders der Vorgesetzten, Planung von Sitzungen und Terminvereinbarung.
• Erstellung, Pflege und Verbesserung der Datenverwaltung und der Organisationssysteme im Büro.
• Buchung von Reisen, einschließlich Visa, Transport und Unterkünften.
• Ausgabenüberwachung und Spesenabrechnung.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben.
• Reiseplanung.
• Vorbereitung von Unterlagen für Meetings.
• Abrechnungsaufgaben.
• Protokollführung während Sitzungen.
• Analysen und Datenauswertung.
• Außenkommunikation.
• Unterstützung bei der Eventplanung.

Wir bieten:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
• Du bist ein wichtiger Teil unseres zukunftsorientierten Unternehmens.
• Du bist für uns mehr als nur ein Mitarbeiter: Familiärer Teamzusammenhalt und Wertschätzung stehen bei uns auf der Tagesordnung.
• Deine Weiterentwicklung liegt uns am Herzen:Wir fokussieren uns auf Deine Stärken und geben Dir durch Weiterbildungen die Möglichkeit, persönlich zu wachsen.
• Du wächst mit uns: Unser Team wird sich in den nächsten Jahren immer weiterentwickeln, wodurch sich immer wieder neue Chancen ergeben.
• Du erhältst eine individuelle und intensive Einarbeitung.
• Gute Karrierechancen: Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen und expandieren. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte. Unsere Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich und ihre Karriere bei uns laufend weiterzuentwickeln.
• Einen Ergonomischen Arbeitsplatz in unserem neuen, sehr modernen Studio mit aktueller Hardware.
• Teilnahme an unseren Live-Events.

• Vorbildliches Zeitmanagement und Organisation.
• Fähigkeit, Initiative zu ergreifen und unabhängig zu arbeiten.
• Gute Kenntnisse von Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word, Excel und PowerPoint).
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten.
• Genaue Arbeitsweise mit Blick und Liebe für Details.
• Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und ein professionelles Auftreten.
• Geschickt darin, komplexes Material klar und prägnant zu präsentieren.
• Analysefähigkeit.
• Menschenkenntnis.
• Multitaskingfähigkeit.
• Ausgezeichnete Arbeitsorganisation.
• Gutes Zeitmanagement.
• Guter Umgang mit Leistungsdruck.
• Du lebst in Gifhorn/Umgebung oder bist bereit hierher zu ziehen.